ПРРО для ФОП: як із ним працювати й чому варто використовувати

Законопроєкт № 8401, зареєстрований та підписаний у 2023 році, дає право податківцям штрафувати підприємців за відсутність кас. Проте для виконання вимог законодавства та постійної фіскалізації зовсім не обов’язково встановлювати фізичний касовий апарат.

Програмний РРО для ФОП – зручна альтернатива, яка дає можливість прозоро вести бізнес без зайвих витрат та очікувань. Програмний реєстратор розрахункових операцій встановлюють на смартфон, планшет або ноутбук, для роботи з ним не треба купувати додаткове обладнання.

Що таке ПРРО

Так називається спеціальна програма або застосунок, що виконує функції касового апарату, проте не існує у формі фізичного пристрою. Ця платформа створює електронні чеки, вони мають таку ж юридичну силу, як і паперові. Після формування та отримання фіскального номера платіжний документ можна надіслати клієнту:

  • у СМС;
  • у месенджери;
  • на електронну пошту;
  • у мобільний застосунок компанії, якщо такий є.

З 2022 року в Україні запровадили фіскалізацію в багатьох сферах підприємницької діяльності. Вимога використовувати РРО під час розрахунків із клієнтами стосується продавців, фізичних осіб-підприємців 2–4 груп, а також юридичних осіб і тих, хто приймає оплату на банківські картки офлайн або онлайн.

Повний перелік бізнесів, на які поширюється вимога щодо використання касового апарату, вказаний у ЗУ «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг». При цьому кожен підприємець може вибрати, який саме РРО йому встановити (фізичний або програмний). За статистикою, останнім часом усе частіше роблять вибір на користь останнього.

Як працює ПРРО

Алгоритм роботи програмного реєстратора дуже простий. Усі процеси відбуваються автоматично без участі касира-продавця, йому потрібно тільки оформити продаж та прийняти оплату від клієнта. Коли платіж проходить, програма формує електронний чек та надсилає його на сервер податкової служби для отримання фіскального номера.

Після цього готовий платіжний документ повертається до програмного РРО для пересилання покупцеві або роздрукування. Буває, що з сервером немає зв’язку. На такі випадки у кожного ПРРО є власна база з 2000 фіскальних номерів. Отже, сервіс працює не тільки онлайн, а й офлайн.

Після відновлення зв’язку дані автоматично надсилаються до податкової. Не варто переживати, що запас номерів із бази у випадку тривалої роботи офлайн закінчиться. Він автоматично поповнюється відразу після того, як сервер знову стає доступним. Отже, бізнес функціонує в рамках законодавства, прозоро й без затримок.

Які головні переваги ПРРО

Це зручне рішення для ФОПів усіх груп, у тому числі інтернет-магазинів. Серед основних переваг програмного реєстратора розрахункових операцій варто виділити наступні:

  • робота в хмарі без перерви. Немає потреби в зміні касира чи ручному перемиканні;
  • відсутні витрати на обладнання. Фізичний касовий апарат може коштувати 200–800 доларів, крім того, він потребує оплати за обслуговування;
  • відсутність паперових чеків. Все більше сучасних бізнесів відмовляються від платіжних документів у цьому форматі, адже електронні мають таку ж юридичну силу;
  • швидка реєстрація. Це можна зробити в режимі онлайн всього за 1 день. Для оформлення РРО потрібно подавати заяви до ДПС і ЦСО. Це може зайняти близько 5 днів;
  • можливість інтеграції з програмним забезпеченням для обліку та роботи у звичному середовищі.

Програма РРО стане простішою у використанні та зручнішою альтернативою фізичного касового апарату. Це оптимальне рішення для ФОП будь-якої групи.